Как безболезненно перейти на удаленную работу?
Компаниям и фирмам уже стоит переходить на дистанционную работу.
Первое, что нужно сделать прямо сейчас — составить пошаговый план. Никаких «а может и не нужно будет» или «быстро сориентируюсь по ходу». Если вы хотите на самом деле организовать удаленную работу, а не просто сказать сотрудникам «с сегодняшнего дня мы работаем из дома и созваниваемся в скайпе в 11».

Ваша задача — переориентировать все процессы так, чтобы ни на одном из фронтов работа не остановилась. Что будет делать бухгалтерия? Как выполнять свои задачи менеджерам по продажам? Чем обеспечить каждого сотрудника, чтобы он смог полноценно работать вне офиса?

Посмотрите на все этапы, от которых зависит день вашей компании, составьте подробный чек-лист перехода на дистанционку и сразу же прогоните через него все внутренние процессы. Так вы точно найдёте слабые места и сможете придумать решение заранее, а не тогда, когда возникнут проблемы.

Итак, вы составили план. Следующий, обязательный, очень важный шаг — рассказать всей команде, что и как делает весь коллектив и каждый сотрудник в частности. И убедиться, что все всё услышали и поняли правильно.
Что делать потом?
Воссоздайте офис онлайн. Один из серьёзных рисков перехода на дистанционный формат — коммуникационный провал. Как бы много не было чатов, люди, которые привыкли работать всем коллективом в одном офисе и иметь возможность общаться в живую, на первых порах будут ощущать некий дискомфорт. Чтобы этого не случилось — создайте своеобразный офис онлайн — единое веб-пространство, где все смогут не только общаться, а и выполнять все свои задачи. Технически это можно сделать в каком-нибудь сервисе для командной работы.

Атмосфера при этом тоже важна. Если у вас, например, каждое утро есть планерки, продолжайте их проводить, и обязательно по видеосвязи, чтобы все узнавали не только информацию, а и могли видеть эмоции человека, его настроение. Можете даже организовать виртуальные перерывы на кофе, когда команда будет говорить не про работу. В начале и в конце рабочего дня делайте короткие созвоны в формате «Привет-Пока», чтобы поддерживать общее информационное поле и воссоздавать атмосферу офиса.

На период адаптации к удалённой работе запланируйте созвоны один-на-один с сотрудниками, для которых вы — непосредственный руководитель. И топ-менеджеров команды тоже попросите так делать. Это поможет вам понимать, что происходит у сотрудников, отвечать на их вопросы, давать им обратную связь.
Распределите роли.
Для компании, которая всё время работала в офисе, уйти на удаленку — это нестандартная ситуация, в которой, скорее всего, у сотрудников добавятся задачи и могут поменяться роли. Установите, что и кто делает и за какие зоны отвечает.

Если у вас несколько отделов с разными руководителями, соберите их в условный «антикризисный штаб» и обозначьте зоны ответственности каждого подразделения. Сначала проговорите текущие задачи, которые остаются в силе, а потом уделите внимание новым, возникшим данной ситуации. Всё, что вы решите вместе с руководителями отделов, донесите до всей команды — так каждый сотрудник будет знать, как действует компания, к кому, кроме топ-менеджеров, можно обратиться с вопросами и за помощью по задачам.
Организуйте работу над задачами и процесс контроля.
Как только вы подключите команду к вашему виртуальному офису, установите правило работать только через менеджер задач и при этом ставить их там не только коллегам, но и себе. Объясните, что это нужно не только руководителю, а в первую очередь сотруднику. Так и он, и коллеги смогут понимать, кто за что отвечает, чем загружен сейчас и как срочно сможет выполнить другие поручения.

К тому же, прямо в задачах можно обновлять статус, фиксировать, что сделано, работать по чек-листам. Хорошим аргументом для команды может стать то, что руководитель может сам зайти в задачу и увидеть статус, а значит не будет вопросов «ну что там?» и «когда уже?». Так работа всей команды станет прозрачной, что особенно важно при вынужденной удаленке.
Поддерживайте вовлеченность и обеспечьте доступ к информации.
Информируйте команду обо всех изменениях в работе компании в целом, а всех включенных в отдельно взятые проекты — по этим проектам. Помните, что люди, которые внезапно начнут работать из дома, могут чувствовать себя менее вовлеченными, и это будет влиять на продуктивность и результат. А руководители, которые не привыкли управлять сотрудниками дистанционно, могут в стрессе о ком-то забыть или не всё рассказать. Поэтому обеспечьте для всех равный доступ к важной информации.

Но спамить общий чат сообщениями, которые касаются нескольких людей, тоже не стоит — для оперативной коммуникации по совместными задачам организуйте тематические диалоги и обсуждайте всё там. А вот если вы в офисе привыкли шутить, позволяйте себе это, например, раз в день и в чате. Это поможет поддержать атмосферу в вашем виртуальном пространстве.
И конечно же вас спасут технологии.
И именно сейчас вы оцените по достоинству силу технологий. Чтобы работать в полной связке с командной, позаботьтесь о технологиях, которые помогут организовать онлайн-офис. Это могут быть различные корпоративные порталы, менеджеры задач, мессенджеры для чатов и видеозвонков, связанные с календарем и задачами. Для работы с клиентами и продажами ищите CRM-систему, устанавливайте IP-телефонию, настраивайте аналитику.

И не стоит переживать за возможные затраты бюджета на онлайн сервисы для офиса, сейчас огромное количество бесплатных сервисов, которые не уступают их платным вариантам. Особенно стоит учесть самых больших игроков, например, Google и Microsoft:

  • виртуальный почтовый ящик;
  • небольшое файловое хранилище для важных документов;
  • возможность создавать и править документы;
  • возможность разшаривать (раздавать) доступ к документам;
  • календарь и все возможные напоминалки, для удобности просмотра своих задач.

И то, это лишь небольшой перечень БЕСПЛАТНЫХ возможностей каждого из этих сервисов. Остается только взять на вооружение, внедрить и использовать.

И так, возможности есть, инструменты тоже есть, и теперь главная задача для бизнеса — адаптироваться и всё делать быстро.